O momento de trocar
O que diz a regra sobre o momento de trocar.
Passo a passo
Como trocar de contador em Maringá
Não existe regra que obrigue a esperar dezembro. O que existe é um processo, e ele é mais simples do que a fama que tem.
Lucio Ricardo Ruiz · Contador · CRC/PR 014.904
TROCA DE CONTABILIDADE
Para quem é esta página
Para o dono de empresa em Maringá que já pensou em mudar de escritório e não sabe por onde começar.
Você abriu esta página porque a ideia de trocar de contador já passou pela sua cabeça mais de uma vez. Talvez tenha ficado sem resposta num dia em que precisava decidir. Talvez a empresa tenha mudado de tamanho e o serviço tenha continuado igual ao do primeiro ano.
O que vem a seguir é o caminho da troca:
Os cinco passos
Os cinco passos, na ordem em que eles acontecem.
O que é seu por direito
O que é seu por direito e fica com a sua empresa.
Seis perguntas
Seis perguntas para você responder antes de decidir.
Nada aqui serve para julgar quem cuida da sua contabilidade hoje. Serve para você entender o processo antes de tomar qualquer atitude, inclusive a de ficar onde está.
O MITO MAIS COMUM
Sim, você pode trocar em qualquer mês do ano
Não existe regra que obrigue a empresa a esperar o fim do exercício, o fechamento do balanço ou a virada do ano para mudar de escritório contábil. A relação entre a sua empresa e um escritório de contabilidade é uma prestação de serviço. Ela pode ser encerrada quando o contratante decidir, respeitando o que estiver escrito no contrato que vocês assinaram.
O que se diz por aí
A ideia de que “só dá para trocar em janeiro” virou senso comum, mas não está em nenhuma norma.
A preocupação real por trás
Organizar a passagem sem deixar entrega em aberto. Isso se resolve combinando as responsabilidades entre as partes, em qualquer mês do calendário.
Empresa que está com problema em março não precisa carregar o problema até dezembro. O que pesa na decisão é a passagem ser feita de um jeito que nenhuma obrigação fique sem responsável no meio do caminho.
Atenção. Enquanto a troca não estiver concluída, as obrigações da sua empresa continuam vencendo normalmente. Antes de comunicar a decisão, verifique quais entregas caem no período e combine com quem vai assinar cada uma delas.
PASSO A PASSO
Os cinco passos da troca
A ordem importa. Pular um passo costuma travar a mudança no meio.
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Levante a situação atual da empresa
Antes de avisar qualquer pessoa, saiba onde você está. Situação cadastral no cartão CNPJ, regime tributário em vigor, existência de débitos, pendências no e-CAC, certidões, situação do FGTS e da folha. Esse retrato é o ponto de partida da conversa com o próximo escritório e evita que você assuma como novidade um problema que já existia.
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Escolha o novo escritório antes de encerrar com o atual
Contrate primeiro, encerre depois. Com o novo contador já definido, ele participa da transição, sabe o que pedir e recebe o material com critério. Fazer o contrário deixa a empresa num intervalo sem ninguém responsável pelas entregas, e é nesse intervalo que nascem os atrasos.
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Comunique a decisão por escrito
Avise o escritório atual de forma formal, por e-mail ou carta, com data registrada. No mesmo documento você já pede a devolução do acervo contábil e fiscal e informa que as procurações eletrônicas serão transferidas. A conversa por telefone resolve a parte humana, mas o que vale depois é o que está escrito.
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Receba o acervo e transfira os acessos
Esta é a parte operacional da troca. São duas frentes que andam juntas: a entrega dos documentos e arquivos digitais da empresa, e a substituição das procurações eletrônicas no e-CAC da Receita Federal e dos acessos aos demais portais. Sem a procuração no nome do novo responsável, ele não enxerga a sua empresa nos sistemas.
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Formalize a transferência de responsabilidade
O Conselho Regional de Contabilidade do Paraná tem procedimento próprio para transferir a responsabilidade técnica dos serviços de um profissional para outro. Concluído esse passo, fica claro quem responde por cada período. Feche a etapa conferindo se toda obrigação do período de transição foi entregue e por quem.
SEUS DIREITOS
O que o escritório atual precisa devolver
Os documentos e arquivos da sua contabilidade pertencem à sua empresa. O escritório é o guardião deles enquanto presta o serviço, não o dono. Ao encerrar a relação, esse material volta para quem é de direito.
- Livros contábeis e fiscais, incluindo diário, razão e balancetes
- Balanços e demonstrações dos exercícios encerrados
- Arquivos digitais do SPED e os recibos de entrega das obrigações acessórias
- Notas fiscais de entrada e saída que estavam sob guarda do escritório
- Guias pagas e comprovantes de recolhimento de tributos
- Documentação da folha de pagamento: fichas de registro, holerites, rescisões, controle de férias
- Contratos, alterações contratuais e demais documentos societários
- Certificado digital da empresa, quando estiver em poder do escritório
Peça a devolução por escrito, com a lista do que está sendo solicitado e a data do pedido. Ao receber, confira item por item e registre o que veio. Esse registro resolve qualquer discussão posterior.
NA PRÁTICA
Como a RUIZ trabalha a transição
Na primeira conversa a gente combina a divisão: o que você faz, o que a RUIZ faz e o que precisa da assinatura do responsável legal. Quem prefere conduzir o contato com o escritório anterior conduz, com a lista do que pedir na mão. Quem prefere delegar a parte técnica delega. O que não muda é a conferência do que chega.
Diagnóstico antes de assumir
Situação cadastral, regime tributário, obrigações do período e pendências abertas são verificados no início do trabalho. Saber o que existe atrás evita que a empresa descubra um problema antigo já com multa em cima.
Lista de solicitação em mãos
Você sai da conversa sabendo o que precisa ser pedido ao escritório atual, escrito de um jeito que dá para copiar e enviar. Isso evita o vaivém de pedir um documento hoje e descobrir amanhã que faltaram outros três.
Procurações e acessos
A procuração eletrônica no e-CAC e os acessos aos portais entram na conversa como tarefa com responsável definido, e não como detalhe que aparece no fim. Sem eles, nenhuma obrigação nova consegue ser entregue.
Conferência do que foi recebido
O acervo entregue é conferido contra o que a empresa deveria ter. Quando falta alguma coisa, você fica sabendo enquanto ainda dá para pedir ao escritório anterior.
A responsabilidade técnica pelos serviços fica com Lucio Ricardo Ruiz, contador registrado no CRC/PR sob o número 014.904.
SEIS PERGUNTAS
Responda para você mesmo antes de decidir
Não são perguntas sobre o seu contador. São perguntas sobre a sua empresa.
- Quando você precisa de uma resposta para decidir hoje, você consegue falar com alguém sobre isso?
- Alguém revisou o seu regime tributário nos últimos doze meses, comparando as opções com os números atuais da empresa?
- Você sabe agora, sem precisar perguntar a ninguém, se a sua empresa tem alguma obrigação em atraso?
- Você recebe algum relatório que mostre o resultado do mês em linguagem que você entende, ou só recebe as guias para pagar?
- Alguém já explicou para você o que a reforma tributária muda no dia a dia do seu negócio?
- Antes de fazer uma mudança relevante, como contratar, abrir uma filial ou entrar num novo ramo, você tem com quem falar sobre o efeito tributário dessa decisão?
Travar em alguma dessas perguntas mostra onde a sua empresa está sem informação hoje. Isso serve para você definir o que quer do serviço daqui para frente, e é assunto de conversa antes de qualquer decisão.
CONTINUE
O que ler depois desta página
Quem chega até aqui costuma ter uma segunda dúvida logo atrás da primeira. Estes são os assuntos que mais aparecem junto com a troca de escritório.
Simples, Presumido ou Real
Como comparamos os regimes com os números da sua empresa.
Abertura de empresa em Maringá
As etapas, do contrato social ao alvará.
Reforma tributária na prática
O que já mudou na nota fiscal em 2026.
MEI que cresceu
O que muda quando o limite é ultrapassado.
Para falar com a RUIZ Contabilidade, Auditoria e Perícia, o WhatsApp é o (44) 99849-4273 e o e-mail é ruiz.contabilidade2021@gmail.com. O escritório fica na Av. Dr. Alexandre Rasgulaeff, 2426, Sala 02, Jardim Dourados, em Maringá. A primeira conversa é sem compromisso e serve para entender a situação da sua empresa antes de qualquer proposta.
Quem atende a sua empresa fica aqui, no Jardim Dourados, e responde pelo próprio registro.
Lucio Ricardo Ruiz · Contador · CRC/PR 014.904Dúvidas
Perguntas que mais chegam sobre como trocar de contador
Preciso esperar o fim do ano para trocar de contador?
Não. A troca pode ser feita em qualquer mês, respeitando o que estiver previsto no contrato assinado com o escritório atual. O que exige cuidado é organizar a passagem para que nenhuma obrigação fique sem responsável.
Os documentos da minha contabilidade são meus ou do escritório?
São da sua empresa. O escritório guarda esse material enquanto presta o serviço, e ele deve voltar para a empresa quando a relação é encerrada. Faça o pedido por escrito e guarde o comprovante de envio.
E se o escritório atual se recusar a entregar os documentos?
Formalize o pedido por escrito, com protocolo ou comprovante de envio, listando o que está sendo solicitado. Se a recusa continuar, o Conselho Regional de Contabilidade recebe reclamação contra o profissional registrado e apura o caso.
O que é a procuração eletrônica do e-CAC e por que ela importa na troca?
É a autorização que permite ao contador acessar os dados da sua empresa nos sistemas da Receita Federal. Sem transferir essa procuração para o novo responsável, ele não consegue consultar pendências nem entregar as obrigações.
Trocar de contador no meio do ano me deixa com risco de multa?
Trocar no meio do ano não gera multa por si. O atraso costuma aparecer quando a empresa fica um período sem responsável definido pelas entregas. Contratar o novo escritório antes de encerrar com o atual e combinar quem assina cada obrigação do período de transição evita esse cenário.
A RUIZ conduz a transição ou só me orienta?
A divisão é combinada na primeira conversa. Há empresários que preferem falar diretamente com o escritório anterior, com a lista do que pedir em mãos, e há quem prefira delegar a parte técnica. Nos dois casos o material recebido é conferido.
Próximo passo
Conte a sua situação e receba uma resposta de contador
Mande uma mensagem dizendo o que está acontecendo na sua empresa. A partir do caso real fica fácil dizer o que precisa ser feito, e a primeira conversa é sem compromisso.
Lucio Ricardo Ruiz · Contador · CRC/PR 014.904
Av. Dr. Alexandre Rasgulaeff, 2426, Sala 02 · Jardim Dourados · Maringá/PR
Conteúdo atualizado em agosto de 2026. A legislação tributária está em transição e prazos podem mudar por norma posterior. Esta página é informativa e não substitui a análise do seu caso concreto. Responsável técnico: Lucio Ricardo Ruiz, Contador, CRC/PR 014.904.